Xerox steigert Kundenperformance durch Automatisierung bei Kundenbetreuung und Finanzen

Durch Einbindung von Automatisierungslösungen optimiert Xerox manuelle Prozesse in den Bereichen Kundenbetreuung, Finanzen und Rechnungswesen.

Neuss, 4. Juli 2016 – Durch Einbindung von Automatisierungslösungen optimiert Xerox manuelle Prozesse in den Bereichen Kundenbetreuung, Finanzen und Rechnungswesen. Dabei gelten die spezifischen Ansätze und Kompetenzen des Unternehmens in der gesamten Business Process Outsourcing-Branche als vorbildlich.

Grund genug für die Analysten von HfS Research, Xerox im Rahmen des 2016 Contact Centre Operations Services Blueprint Reports und dem 2016 Finance and Accounting As-a-Service Business Process Outsourcing Blueprint Reports als “High Performer” aufzuführen. Die Reports bewerten Dienstleister im Hinblick auf ihre Fähigkeiten, Innovationen zu entwickeln und umzusetzen.

Betont wird insbesondere die Art und Weise, wie Xerox sämtliche verfügbaren Kanäle für die unternehmensspezifische Vorstellung einer umfassenden Kundenbetreuung nutzt. Auch wird die Fähigkeit des Unternehmens hervorgehoben, das Finanz- und Rechnungswesen auf digitale Prozesse umzustellen und so die Basis für Geschäftsentscheidungen mit 360-Grad-Perspektive zu schaffen.

“Die exzellente Bewertung seitens HfS Research zeigt, dass unsere Strategie der Integration von Automatisierungstechnologie in bislang manuell durchgeführte Prozesse richtig und zukunftsweisend ist. Wir werden auch weiterhin daran arbeiten, Geschäftsprozesse neu zu gestalten und Technologien zu nutzen, die unseren Kunden eine höhere Wertschöpfung ermöglichen”, erklärt R. G. Conlee, Chief Innovation Officer bei Xerox Services.

Xerox wickelt für einige der weltweit größten Marken tagtäglich mehr als 2,5 Millionen Interaktionen in Contact Centern ab und bietet seit zwei Jahrzehnten zahlreichen Global-2000-Unternehmen eine breite Palette an End-to-End-Finanz- und Buchhaltungsdienstleistungen. Insgesamt elf Business Process Centers für die Bereiche Finanzen und Einkauf unterstützen Kunden in vielen Branchen und Ländern – und sorgen so für eine signifikante Steigerung ihrer finanziellen Performance.

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Über Xerox
Xerox unterstützt Unternehmen weltweit dabei, ihre Arbeitsweise zu optimieren. Mit unserer Expertise in den Bereichen Imaging, Datenanalyse, Automatisierung und Prozessoptimierung helfen wir unseren Kunden dabei, produktiver und effizienter zu arbeiten. Wir sind mit 140.000 Mitarbeitern in 180 Ländern vertreten und verschaffen unseren Kunden durch unsere innovativen Technologien die Freiheit, sich auf das zu konzentrieren, was für sie am wichtigsten ist: ihr Kerngeschäft. Dafür stellen wir unsere Tools zur Prozessoptimierung, Drucktechnologie sowie Softwarelösungen bereit.

Am 29. Januar 2016 kündigte Xerox die Aufspaltung des Unternehmens in zwei unabhängige, Aktiengesellschaften an: das Unternehmen für Business Process Outsourcing und das Unternehmen für Dokumentenmanagement-Lösungen. Xerox geht davon aus, die Trennung bis Ende des Jahres 2016 vollzogen zu haben. Weitere Informationen sind unter www.xerox.de verfügbar.

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Daten zwingen zu Taten – Datenschutz ist Pflicht des Unternehmers – und wird völlig unterschätzt

Bis zu 50.000EUR Bußgeld sind fällig, wenn dem Unternehmer Fahrlässigkeit und Vorsatz im mangelnden Umgang mit personenbezogenen Daten nachgewiesen werden.

Konzerne und Großbetriebe haben es leicht; sie beschäftigen Datenschutzbeauftragte die den Unternehmer beraten und auf den richtigen und sicheren Umgang mit personenbezogenen Daten hinwirken. Und der Handwerksbetrieb und kleine Unternehmen? Diese können es sich oft nicht leisten, ihr Personal mit Tätigkeiten zu beschäftigen, die nicht zum eigentlichen Geschäft gehören. Die Hilfe: Externe Datenschutzbeauftragte.

Der Gesetzgeber hat den Umgang mit personenbezogenen Daten unter einen besonderen Schutz gestellt. Im Bundesdatenschutzgesetz – BDSG – ist u.a. festgelegt, dass die Leitung eines Unternehmens die alleinige Verantwortung für den rechtmäßigen Umgang mit personenbezogenen Daten im Unternehmen hat. Fehlerhafter Umgang mit personenbezogenen Daten ist kein Kavaliersdelikt und kann empfindliche Geldbußen nach sich ziehen. Darüber hinaus kann, durch Bekannt werden einer Datenpanne, ein nicht zu bewertender Imageschaden für Unternehmen entstehen. “Viele Unternehmer unterschätzen das persönliche Risiko, das im nicht fachgerechten Umgang mit personenbezogenen Daten für sie entstehen kann”, sagt Joachim A. Hader, Geschäftsführer der Firma HADER Consulting und Mitglied der Expertenrunde Forensic Thinktank

Damit das Risiko einer “Datenschutzpanne” beim Umgang mit personenbezogenen Daten minimiert wird, ist es zwingend notwendig den Datenschutz in Unternehmen zu etablieren und zu professionalisieren. Dies erreicht man einerseits durch eine Sensibilisierung der Menschen, die mit den Daten umgehen und diese nutzen, anderseits durch Treffen von proaktiven Maßnahmen um Daten technisch und organisatorisch zu schützen (Datensicherheit).

Eine tragende Rolle im Umgang mit personenbezogenen Daten im Unternehmen kommt dem Datenschutzbeauftragten (DSB) zu. Der DSB hat die u.a. die Aufgabe die Mitarbeiter im Umgang mit personenbezogenen Daten zu sensibilisieren und auf die richtige und sachgerechte Handhabung der Daten hinzuwirken. Alle Unternehmen in denen mehr als neun Mitarbeiter ständig elektronisch mit personenbezogenen Daten umgehen müssen einen DSB bestellen. Da viele Firmen auf Grund ihrer internen Kostenstruktur keinen internen DSB bestimmen können, greifen sie auf die Dienstleistung eines externen DSB zurück.

“Anders als ein interner DSB unterliegt ein externer DSB keinem besonderen Kündigungsschutz. Von Gesetzes wegen muss ein Unternehmer dem internen DSB die Gelegenheit geben, sich laufend in Bezug auf den aktuellen Stand der Gesetze, Vorgaben und Entscheidungen weiterzubilden. Dies ist ein nicht zu unterschätzender Kostenfaktor, gerade für kleinere Unternehmen. Ein externer DSB trägt diese Kosten selbst. Weiter Vorteile für die Beschäftigung eines externen DSB sind, dass er Erfahrungen von anderen Firmen und Branchen mitbringt, sowie eine unvoreingenommen Sichtweise auf interne Abläuft mitbringt. Selbstverständlich sind die Kosten für einen externen DSB jederzeit transparent und planbar. Von Gesetzes wegen Verschwiegenheit und Vertraulichkeit verpflichtet.”, erläutert der Datenschutzexperte Joachim A. Hader.

Achtung Bußgeld!
Das Datenschutzrecht sieht für formale Verstöße ein Bußgeld von bis zu 50.000 EUR vor. Bei fahrlässig oder vorsätzlicher unbefugter Erhebung oder Verarbeitung personenbezogener Daten können Geldbußen bis zu 300.000 Euro verhängt werden. Verstöße gegen das Datenschutzrecht stellen teilweise Straftatbestände dar. Bei der Verhängung eines Bußgelds durch die Datenschutzaufsichtsbehörden wird immer Fahrlässigkeit oder Vorsatz angenommen, d.h. die Leitung des Unternehmens haftet persönlich. “Es droht zum Beispiel bei Nicht- oder Scheinbestellung eines Datenschutzbeauftragten ein Bußgeld von bis zu 50.000 Euro.”, gibt Hader zu bedenken.

So haben Mitarbeiter eines Händlers in Bayern im vergangenen Jahr eine Kundeninformation mit allen Emailadressen der Kunden im “AN-Feld” versandt. Die Emailadressen enthielten vorwiegend die Vor- und Nachnamen der Kunden, deshalb hat das Landesamt für Datenschutzaufsicht in Bayern dies als einen Verstoß gegen die geltenden Datenschutzbestimmungen gewertet und ein empfindliches Bußgeld verhängt. Der Arbeitgeber eines ehemaligen Mitarbeiters wurde mit einem Bußgeld belegt, weil er sich unter einem Vorwand das Handy seines Mitarbeiters geben ließ und dann zwei in Whats-App gespeicherte private Chatverläufe an seine eigene Emailadresse geschickt hat. Auch werden oft Datenschutzvorfälle gemeldet und geahndet, bei denen Unterlagen mit personenbezogenen Daten in Altpapiercontainern oder frei zugänglichen Papierlagern von Dritten gefunden werden. Datenschutzpannen geschehen fast täglich.

Checkliste Datenschutzstatus:
Prüfen Sie den Datenschutzstatus im Umgang mit personenbezogenen Daten (pbD) in Ihrem Unternehmen:
– Sind in Ihrem Unternehmen mehr als 9 Mitarbeiter mit der automatisieren oder mehr als 20 mit manueller Verarbeitung von pbD beschäftigt und haben Sie einen DSB benannt? (Verarbeitung: z.B. Email, Zahlungsterminals, Kundenbuchhaltung, Lieferantenverwaltung, Personalverwaltung; Mitarbeiter: Vollzeit, Teilzeit, Aushilfen, Praktikanten in Vertrieb, Einkauf, Personalabteilung, Kasse, etc.)
– Kennen Sie alle Verfahren, mit denen in ihrem Unternehmen pbD erfasst, verarbeitet und genutzt werden und sind diese dokumentiert (Verfahrensverzeichnis)?
– Können Sie jederzeit Auskunft geben bzw. nachvollziehen wann und wie pbD in Ihrem Unternehmen erfasst und / oder verändert wurden?
– Sind Ihre Mitarbeiter im Sinne des § 5 BDSG (Datengeheimnis) geschult und verpflichtet worden und wird diese Schulung regelmäßig wiederholt?
– Werden in ihrem Unternehmen pbD gelöscht, wenn sie nicht mehr benötigt werden?
– Haben Sie pbD ausgelagert (z.B. in der Cloud wie Google, Amazon, Dropbox, Microsoft etc. externes Rechenzentrum; Lohn- und Gehaltsbuchhaltung) und haben Sie eine Vereinbarung nach § 11 BDSG (Auftragsdatenverarbeitung) mit dem Dienstleister abgeschlossen?
– Speichern oder verarbeiten Sie pbD auf mobilen Datenträgern (z.B. Notebooks, ext. Festplatten, USB-Sticks) und sind diese verschlüsselt?
– Sind Ihre EDV-Anlagen auf denen pbD gespeichert und verarbeitet werden ausreichend gegen den Zugriff durch Dritte geschützt (z.B. Passwörter, Bildschirmsperre, Zugangs- und Zutrittskontrolle, Virenschutz, etc.)
– Haben Sie in Ihrem Internetauftritt Google-Analytics datenschutzkonform implementiert?

Der externe Datenschutzbeauftragte Joachim A. Hader gibt den Rat: “Wenn Sie eine dieser Fragen mit NEIN beantworten, dann sollten Sie sich den Rat eines Fachmanns zum Thema Datenschutz und IT Sicherheit einholen, um Ihr persönliches Risiko (Abmahnung, Bußgeld, Datenpanne) zu minimieren. Nehmen Sie Kontakt mit uns auf. Wir werden Ihr Anliegen vertraulich und professionell behandeln.”

Über:

HADER Consulting
Herr Joachim A. Hader
Moststraße 7
91799 Langenaltheim
Deutschland

fon ..: 015153872750
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email : info@hader-consulting.de

HADER Consulting besteht seit 2003 und bietet ein breitgefächertes Dienstleistungsspektrum im Umfeld von Digitaler Forensik (Analyse, Beweissicherung und Gutachten im Umfeld der IT Infrastruktur), Datenschutz und IT Sicherheit (externer Datenschutzbeauftragter, Datenschutz- und Datensicherheitsberatung) und Unternehmensberatung (IT Organisation und IT Prozessmanagement). HADER Consulting hat ein strukturiertes Verfahren (DaaS -Datenschutz as a Service) entwickelt, um Datenschutz gerade in kleinen und mittleren Unternehmen wirtschaftlich angemessen und zu klar kalkulierbaren Kosten zu etablieren. Weiterhin bietet HADER Consulting derzeit einen kostenlosen Datenschutz-Check an. Mittels dieser Prüfung erfahren Sie wo in ihrem Unternehmen welcher Handlungsbedarf ist. Unser dichtes Netzwerk von kompetenten Datenschutz- und IT-Sicherheitsprofis gewährleisten Kunden diverser Branchen deutschlandweit jederzeit die optimale Betreuung.
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